Einführung

Mit der zunehmenden Verbreitung von Microsoft Teams als zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit setzen immer mehr Unternehmen auch auf Microsoft Teams Telefonie, um ihre bestehende Telefoninfrastruktur zu modernisieren. Ein entscheidender Bestandteil dieser Transformation ist die Verwaltung von DDI-Nummern (Direct Dial-In). Diese Direktwahlnummern ermöglichen es externen Kontakten, einzelne Mitarbeitende direkt – ohne Umwege über eine zentrale Rufnummer oder Vermittlungsstelle – zu erreichen.

In diesem Artikel zeigen wir, was DDI-Nummern sind, warum sie in Microsoft Teams wichtig sind, welche Herausforderungen bei der Verwaltung auftreten können und wie Unternehmen mithilfe spezialisierter Tools wie DDI Manager von Performance Metrics ihre Nummernverwaltung effizient, sicher und zukunftsfähig gestalten können.

Was sind DDI-Nummern?

DDI steht für „Direct Dial-In“ und beschreibt Telefonnummern, die direkt einem bestimmten Nutzer oder Gerät zugeordnet sind. Anrufer können so gezielt einzelne Personen innerhalb eines Unternehmens erreichen, ohne vorher eine Hauptnummer anzuwählen oder über eine automatische Vermittlung zu gehen.

In einer klassischen PBX-Umgebung (Private Branch Exchange) sind DDI-Nummern Standard. Mit dem Wechsel zu Microsoft Teams Telefonie wird es notwendig, diese Struktur in eine Cloud-Umgebung zu überführen und dort ebenso flexibel zu verwalten.

Warum sind DDI-Nummern wichtig in Microsoft Teams?

In Microsoft Teams Telefonie – insbesondere bei der Nutzung von Microsoft Teams Phone System mit Direct Routing – bildet die korrekte Zuweisung und Verwaltung von DDI-Nummern die Grundlage für einen funktionierenden Telefondienst.

Einige zentrale Einsatzbereiche:

• Direkte Erreichbarkeit von Mitarbeitenden ohne Umwege

• Aufbau von Abteilungsstrukturen mit eigenen Nummernkreisen

• Verwendung in Call Queues und Auto Attendants

• Zentrale Erfassung und Steuerung im Rahmen der Compliance

• Schnelle Skalierung bei Wachstum, z. B. in Call Centern

Die Zuweisung einer DDI-Nummer ist daher nicht nur eine technische Notwendigkeit, sondern ein zentraler Bestandteil der Nutzererfahrung im täglichen Betrieb.

Herausforderungen bei der DDI-Verwaltung in Microsoft Teams

Viele Unternehmen stehen bei der Migration in die Cloud vor denselben Herausforderungen:

1. Fehlender Überblick über genutzte Nummern

Ohne ein zentrales Verwaltungssystem wird es schnell unübersichtlich: Welche Nummern sind bereits vergeben? Welche sind frei? Welche werden gerade nicht genutzt?

2. Manuelle Verwaltung führt zu Fehlern

Die Zuweisung von DDI-Nummern erfolgt häufig manuell – etwa über PowerShell-Skripte oder Excel-Tabellen. Das ist fehleranfällig und kostet viel Zeit.

3. Komplexe Anforderungen bei internationalen Standorten

Internationale Unternehmen müssen Rufnummern in verschiedenen Ländervorwahlen, Formaten und regulatorischen Rahmenbedingungen verwalten.

4. Kein standardisierter Zuweisungsprozess

Ohne automatisierte Prozesse entstehen Inkonsistenzen – z. B. doppelte Nummern, ungenutzte Ressourcen oder fehlende Dokumentation.

Best Practices für das Management von DDI-Nummern

Um die Verwaltung von DDI-Nummern in Microsoft Teams effizient und fehlerfrei umzusetzen, empfiehlt sich ein strukturierter Ansatz:

1. Nutzung zentraler Nummernblöcke

Verwalten Sie Rufnummern in dedizierten Blöcken nach Standort, Abteilung oder Nutzertyp. Dies vereinfacht sowohl die Übersicht als auch spätere Erweiterungen.

2. Automatisierte Zuweisung

Nutzen Sie Tools, die automatisch freie Nummern aus einem Pool vergeben können – abhängig von vordefinierten Regeln.

3. Dokumentation und Nachverfolgbarkeit

Jede Änderung an einer DDI-Nummer sollte nachvollziehbar sein. Gute Systeme bieten eine Änderungsverfolgung (Audit Trail) und erlauben die Rückverfolgung auf den verantwortlichen Administrator.

4. Trennung von operativer und strategischer Verwaltung

Unterscheiden Sie zwischen täglicher Benutzerverwaltung (z. B. im Onboarding-Prozess) und strategischer Ressourcenplanung (z. B. für Standorterweiterungen).

Der DDI Manager von Performance Metrics

Ein bewährtes Werkzeug zur professionellen Verwaltung von DDI-Nummern in Microsoft Teams ist der DDI Manager, entwickelt von Performance Metrics.

Diese SaaS-Lösung wurde speziell für Microsoft Teams Direct Routing und Operator Connect entwickelt und bietet eine intuitive Web-Oberfläche zur:

• Verwaltung von Nummernkreisen und Rufnummernblöcken

• Zuweisung und Freigabe von Nummern mit wenigen Klicks

• Erfassung von Verwendungsstatus (frei, in Nutzung, reserviert)

• Erstellung von Berichten für Audits und Compliance-Zwecke

• Integration mit Teams, Azure AD und Microsoft 365

Die Anwendung kann sowohl von internen IT-Teams als auch von externen Dienstleistern (MSPs, Carrier) eingesetzt werden.

Vorteile durch den Einsatz des DDI Managers

Unternehmen, die den DDI Manager einsetzen, profitieren unter anderem von:

• Zeitersparnis bei der Zuweisung neuer Nummern

• Reduktion von Fehlern durch automatisierte Prüfungen

• Schneller Onboarding-Prozess bei Neueinstellungen

• Volle Transparenz über den Nummernbestand

• Standardisierung bei Nummernformaten und Standorteinstellungen

Darüber hinaus lässt sich die Lösung einfach skalieren und wächst mit den Anforderungen des Unternehmens.

Integration mit anderen Voice-Komponenten in Microsoft Teams

DDI-Nummern sind eng verbunden mit weiteren Komponenten der Teams-Telefonie:

• Auto Attendants benötigen Nummern für zentrale Einstiegspunkte

• Call Queues nutzen DDI-Nummern für spezielle Teams oder Dienste

• Notrufnummern (Emergency Calling) müssen bestimmten Standorten zugeordnet sein

• Lizensierung (z. B. Phone System, Calling Plan) hängt von der korrekten Zuweisung ab

Durch die Verbindung des DDI Managers mit diesen Bereichen wird eine ganzheitliche Administration möglich.

Wer sollte sich mit DDI-Management beschäftigen?

Die Verwaltung von DDI-Nummern ist für folgende Zielgruppen relevant:

• IT-Administratoren, die Microsoft Teams als Telefonsystem betreiben

• Netzwerk- und Voice-Spezialisten, die für Rufnummernkonzepte verantwortlich sind

• Service Provider, die Microsoft Teams Telefonie als Dienstleistung anbieten

• Unternehmen mit hoher Benutzerfluktuation, wie z. B. im Gesundheitswesen, Bildungssektor oder Kundenservice

Gerade bei stark wachsenden Organisationen wird die Automatisierung und Zentralisierung der Rufnummernverwaltung zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor.